Etkili Bir Yapılacaklar Listesi Nasıl Oluşturulur?

Kendinize en uygun yapılacaklar listesi oluşturduğunuz halde hala günlük olarak yapılacakları yerine getiremiyor musunuz? Bu problemin altında yatan neden sizce nedir? Gerçekten kendinize en uygun listeyi oluşturmadınız mı? Yoksa motivasyon açısından sıkıntı mı yaşıyorsunuz? Sorun her nerede olursa olsun bunu tespit edip işe yarayan veya efektif biçimde çalışan bir yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz.

Bunu nasıl yapacağınızı öğrenmeye ne dersiniz? Okumaya devam edin.

İnsanlar doğaları gereği belirli yetersizliklere sahiptirler. Bu söylem kulağınıza oldukça rahatsız edici gelebilir ama işin aslı bu şekildedir. Yapılacakları ve hedefleri listelemek yeni bir alışkanlık değildir. İnsanlar gündelik olarak ihtiyaçlarını karşılamak için geçmişten bugüne kadar bu listeleri gerek akılda tutma yöntemiyle gerek ise yazılı olarak gerçekleştirmişlerdir.

Günümüze doğru yaklaştıkça, insanlar bilimle daha çok uğraştıkça ve felsefe gibi düşünceye yönelik uğraşlarda daha fazla ilerleme kaydettikçe yapılacakların listesini oluşturma ve bunları yazılı olarak gerçekleştirme alışkanlıklarına sahip olmuşlardır. Zaman içerisinde iş yerlerinde motivasyonu ve verimliliği yükseltmek için bu listeler ödüllendirme sistemiyle birlikte kullanılmıştır. Böylece çalışanların işe katkı sağlama potansiyelleri yükseltilmiştir.

İşe Yarar Yapılacaklar Listesi Nasıl Oluşturulur?

Hepimizin birçok planı vardır. Günlük uğraşlarımızın arasına birçok uğraş dahil edilmiştir. Hayat yolculuğumuzu sürdürmek için bu uğraşlardan en az yıpranma ile sıyrılmamız gerekir. Günlük uğraşlar ve iş uğraşları arasında dönüşümlü olarak geçişler yapmak oldukça sıkıcı ve yorucudur. İşte bu noktada listeler size yardımcı olmaktadır. Listeler sizi verimlilik konusunda etkin birisine dönüştürür ama bu listeyi nasıl kullandığınızla ilgili bir durumdur.

Sizinle paylaştığım ipuçları efektif yapılacaklar listesi oluşturmak için sizi yönlendirecektir. Kendiniz için en iyi listeyi oluşturmak potansiyel verimliliğiniz üzerinden maksimum oranda yararlanmanız anlamına gelecektir.

1. Gerçekçi Hedefler Belirleyin

Belirleyeceğiniz hedefler asla çıt kırıldı olmamalıdır. Listenize ekleyeceğiniz tüm yapılacakları tekrar tekrar düşünmelisiniz. Yapılacak olarak ekleyeceğiniz görev gerçekten listede yer almalı mıdır? Listeden tamamen uzak mı tutulmalıdır? Bu sorulara cevap vermelisiniz. Gerçekçi olmayan hedeflerin listede bulunması günün başlangıcında sizi epey korkutur ve gün sonunda hiçbir şey yapamayacak hale gelmenize neden olur.

Yapılacaklar listesine dahil edeceğiniz her işin önemini önceden düşünmelisiniz. Ekleyeceğiniz her işe gün içerisinde yeteri kadar zaman ayırmalısınız. Eğer gün içerisinde bir şeyler yapabilmek için ekstra vaktiniz olmayacaksa listeye ek iş eklemekten uzak durmalısınız. Bu kendinizi bitkin ve yetersiz hissetmekten uzak durmanızı sağlayacaktır. Günlük olarak yeterli miktarda işi listeye yerleştirin ve bu konuda gerçekçi davranmaya özen gösterin. Bu kuralı asla ihmal etmeyin.

2. Durum Değerlendirmesi Yapın

Günün sonunda yapılacaklar listesinde her şeyin yapılmış olduğunu gerçekten görmek ister misiniz? Öyleyse bazı şeylere hayır demeyi başarmalısınız. Basit düşünmek sizi daha verimli olmaya itebilir. Bunu mutlaka değerlendirmelisiniz.

Günlük olarak işlerinizi listelediğiniz zaman bunlar dışında kalanları mutlaka iptal edin veya geri çevirin. Yüksek öneme sahip işleri değerlendirmeye alın. Böylece çok daha uygulanabilir bir yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. İstenmeyen ve düşük öneme sahip işleri bir araya getirerek iptal edin. Yüksek öneme sahip işlere olabildiğince odaklanın. İşleriniz arasında seçim yapabilmeyi öğrenin. Böylece yolu yarılamış olursunuz.

3. Uygulanabilir Liste Oluşturun

Listeniz için en kritik engel onu oluşturmaktır. Listenin tamamına göz atın ve tamamlanmasına engel olacak bir şeyler olup olmadığını düşünün. Genel olarak insanlar işlerini bitirmeye uğraşırken önlerine çıkabilecek engelleri hesaba katmazlar veya iş akışı sırasında ivmeyi bozacak kriterleri görmezden gelirler.

Listenizi gözden geçirirken ivme kazanmak adına size engel olabilecek işleri tespit etmeli ve bunları yapılabilir işlerle değiştirmelisiniz. Projelerinizi veya büyük işlerinizi bölümlere ayırarak onları yapılabilir hale dönüştürün. Kapsamlı ve geniş bir proje çok fazla vaktinizi alsa bile onu ufak görevlere bölmeniz durumunda çok daha rahat ilerleyebilirsiniz.

Yapılacaklar listesine dahil edilecek her şeyi detaylandırmaya çalışın ve gerektiğinde işleri bölümlere ayırın. Aynı zamanda yapılacaklar listesinde yer alan detaylı olabildiğince açıklayıcı hale dönüştürün.

4. Zaman Yönetimini Unutmayın

Neyin zorunlu olduğunu bilmek daha rahat hareket etmenizi sağlar. Dikkat etmeniz gereken bir sonraki unsur ise her işe ayıracağınız zaman durumudur. Gerçekten her işin ne kadar zaman alacağını belirleyebilmek beceri gerektirir. Böylece hem hangi işi gerçekleştirmeniz gerektiğini çok daha iyi bilirsiniz hem de onu gerçekleştirmek için gereken zamanın farkında olursunuz.

Günlük uğraşlarınız için dikkatli bir biçimde ne kadar zaman ayıracağınızı belirledikten sonra kendinize ne kadar vakit kalacağını da öğrenmiş olursunuz. Gerektiği zaman belirli işlerden arta kalan zamanları diğer işler için gereken sürenin üzerine ekleyerek çok daha yorucu olabilecek bir işin yükünü hafifletebilirsiniz.

5. Yarım Bırakmayı Düşünmeyin

Hafızamız bize yapmamız gereken işleri hatırlatır. Bir işi yarım bıraktığımız zaman hafızamız onu bize hatırlatmaya devam eder ve biz diğer işler ile uğraşsak bile zihnimiz ekstra yorulmaya mahkum olur. Her ne kadar hatırlama ve düşünme olumlu bir durummuş gibi gözükse bile hayal kırıklılığı yaşamamız olasıdır. Çünkü her ne kadar zihnimiz farklı konulara yönelmek istese bile alt mesaj olarak daima yarın kalan işleri düşünmeye devam eder.

Bu tür bir durumla karşılaşmamak için işleri yarım bırakmamaya özen göstermelisiniz. Yapılması gereken işleri yerine getirip tamamlamalısınız. Bunun başka bir çözümü yoktur. Bir sonraki görevleri veya işleri düşünmek yerine daima mevcut işe odaklanmayı düşünmelisiniz.

6. Listeyi Esnek Tutun

Oluşturduğunuz listenin esnek olmasını sağlayın. Bunu ihmal ederseniz çoğu fırsatı tepme olasılığınız vardır. İşler arasında savrulup dururken bir anda karşınıza neler çıkacağını bilemezsiniz. İşler arasına olabildiğince dinlenme süresi eklemelisiniz ve bu sürenin bir kısmını planlanmamış işleri gerçekleştirmeye ayırmalısınız.

Bununla birlikte geriye kalan tüm işler ve bitirilmemiş olanları bir sonraki güne bırakmayı deneyin. Bugün bitiremediğiniz bir işi yarının listesine ilk sıraya yerleştirin. Eğer planlanmış işleriniz arasında bir kriz durumuyla karşılaşırsanız dinlenmek ve nefes almak için zamana ihtiyacınız olacağını unutmayın.

7. Deneyimleyin, Kontrol Edin ve Güncelleyin

Pratik yapmak her şeyi iyileştirebilir. Bir kişi için işe yarayan bir şey bir başkası için işe yaramayabilir. Bir şeyi denemeden neyin ne olacağını bilemezsiniz. Efektif bir yapılacaklar listesini yönetmek ve yeri geldiğinde ihtiyaçlara göre düzenlemeler yapmak için gerekli kontrolleri gerçekleştirmelisiniz. Bu verimliliğinizi önemli ölçüde yükseltecektir.

Haftalık olarak elde ettiğiniz tüm başarım ve işleri gözden geçirerek ne durumda olduğunuza göz atmalısınız. Listeler oluşturmaya devam etmeli ve onları kontrol ederek ilerlemelisiniz. Yapılacaklar listesi hayatınızın gidişatını etkileyebilecek kadar güçlü bir araç olabilir.

Yapılacaklar listesi hakkında ne düşünüyorsunuz? Gerçekten etkili bir araç mıdır? Zaman kaybı mıdır? Deneyimlerinizi benimle paylaşmayı unutmayın.