E-posta Kuralları İle Verimliliğinizi Arttırın

Kişisel veya telefon üzerinden iletişimler e-postaların kullanımının artmasıyla biraz geri plana itildiler. Bugünlerde işletmelerin e-postaları rutin bir iş takvimi haline dönüştü. Onları yazmak zor değildir ancak buradaki e-posta kuralları size her anlamda doğruya ulaştıracağı için bu kuralları bilmek önemlidir.

Ancak bu sayede gerekli bilgiyi ulaştırabilir ve yanlış anlamalardan uzak kalabilirsiniz. E-postalara temel anlamlar kazandırarak mesajın kişisel olmasını sağlayabilirsiniz.Unutmayın, işletme e-postaları klasik e-postalar veya yönlendirme e-postalarından farklıdır. Bunlar kısa, anlatılmak isteneni işaret eden ve alıcı tarafından kolayca anlaşılabilir olmalıdır. Kötü yazılmış bir e-posta gönderen kişiyi etkileyeceği kadar onun bağlı olduğu organizasyonu da etkileyecektir. Aşağıda bahsedeceğim e-posta kuralları ile daha dikkat çekici ve kuralına uygun mailler göndereceksiniz.

Takip Edilmesi Gereken  E-posta Kuralları

Konu

Konu mutlaka anlamlı ve e-posta içeriğine uygun olmalıdır. Konu, alıcıya e-postanın ne ile ilgili olduğunu kolayca anlatabilmelidir. Aynı zamanda konu kısmında acil veya önemli gibi kelimeleri kullanmayın. Hatta bunlara e-postada hiç yer vermeyin. Gerçekten acil veya önemli olan bir durum varsa bunları kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu kelimeler öncelik belirten kelimelerdir ve bunları sık sık kullanmanız durumunda belirli bir süre sonra insanlar sizi umursamamaya başlayacaklardır.

Amacınızı Açık Olarak İfade Edin

Bir e-postayı yazmadan önce onu gönderme nedenini düşünün. Bu e-postada yer alacak noktaları not edin. Ardından, mesajı yazmaya başlayın ve yazarken herhangi bir önemli noktayı atlamamaya çalışın. Aynı kuralı konu kısmı için uygulamayı unutmayın. Uzun konu başlıkları ve uzun e-postalar yazmaktan kaçının. Gereksiz bilgilerle dolu uzun e-postalar can sıkıcıdır ve okuyucu bunları anında terk ederler.

Gereksiz İfadelerden Uzak Durun

Bir cümle 20 kelimeden fazla olmamalıdır. Bunu mutlaka göz önünde bulundurun ve iletişim kurarken kolay ve hızlı anlaşılabilecek cümleler tercih edin.

Dil En Önemli Unsurdur

Doğru hitap şekli, noktalama işaretleri ve yazım kuralları önemlidir. Bunların hatalı kullanılması durumunda alıcı anlatılmak isteneni yanlış anlayabilir ve bu durumda iletişim çabanız boşa gitmiş olur. Hatta bu hataların etkisi bununla sınırlı kalmayabilir, aynı zamanda firmanızın kötü bir izlenim bırakmasına neden olur. Yazım hatalarını kontrol edin ve e-postayı göndermeden önce onu mutlaka bir kez okuyun. Bununla birlikte pasif bir anlatım kullanmaktan kaçının.

TAMAMI Büyük Harfler Kullanmayın!

E-posta mesajlarını asla tamamı büyük harfle olacak şekilde yazmayın. Böyle yazarsanız onlara bağırıyormuş gibi hisseden alıcılarla karşılaşırsınız. Bu herkes için sinir bozucu olur ve gönderdiğiniz e-postalar hoş karşılanmaz.

Biçim

Biçimlendirme kısmında epey dikkatli olmalısınız. Unutmayın, e-postanın olabildiğince basit gözükmesini istemelisiniz. Bu durumda gereksiz renk kullanımlarından, yazı stillerinden ve boyutlarından, kalın, yatay ve altı çizili seçeneklerinden uzak durmalısınız. Eğer bir şeyi ön plana çıkarmak için yazıyı kalın yapmak istiyorsanız bunun kolayca görünür olduğundan emin olun.

Düzen Önemlidir

E-postanın düzeni ve yapısı oldukça önemlidir. Özellikle uzun bir e-posta yazacaksanız bunu göz önünde bulundurmalısınız. Paragrafları doğru kullanmalı ve tartışılan veya iletişim kurulması gereken unsurları bu şekilde belirtmeye çalışmalısınız. Paragrafları kısa tutun ve her paragraf arasında mutlaka bir boşluk bırakın. Eğer maddeler halinde bir şeyler yazıyorsanız mutlaka numaralar kullanmaya çalışın.

Gereksiz Dosya Ekleri Kullanmayın

Gereksiz dosya ekleri konusunda dikkatli olun. Eğer bir dosya eklemek istiyorsanız mutlaka doğru olanı ekleyin ve bu konuda acele etmemeye özen gösterin. Dosyanın eklendiğini ve alıcı tarafından görüntülenebilir olduğundan emin olun. Ekleri sıkıştırmayı deneyin ve mutlaka büyük boyutlu ekler göndermekten uzak durun. Büyük boyutlu ekler alıcı açısından problem olabilir.

İmzaları Doğru Kullanın

E-posta imzaları eğlenceli veya ilgi çekici alıntılardan, kendi tasarımınız ile oluşturulan adınızdan, firma adından, adresinden, iletişim detaylarından vb. unsurlardan oluşabilir ancak bunlar beş satırdan fazla olmamalıdır. Gereğinden fazla uzun olan imza satırları mesajın kendisinde daha fazla yer kaplamasına neden olur ve rahatsız edici bir etki bırakır.

E-posta Kullanım Nedenleri

Unutmayın resmi e-posta üyeliğiniz kişisel kullanımınız veya kişisel iletişim için değildir. Bununla birlikte, e-posta iletişimi sırasında asla ırkçı ve cinsel bir dil kullanmayın. Ne olduğundan emin olmadığınız gereksiz ve rahatsız edici e-postaları yönlendirmeyin. Bunları yaparsanız firmanızın gereksiz yere başı ağrıyabilir. Bu tür mesajları silin.

Hızlıca Cevap Verin

E-posta genellikle hızlı cevaplar alabilmek için kullanılır. Eğer hızlı cevap beklenmiyorsa bu durumda farklı iletişim kanalları kullanılabilir. Bu nedenle, her e-posta mutlaka 24 saat içinde cevaplanmalıdır. E-postayı okuduktan sonra başka kişilerden fikir almanız gerekiyorsa, mesajı aldığınızı ve bu konunun işleme alındığını belirten bir cevap göndermelisiniz. Bu sayede alıcı gereksiz yere bir cevap beklentisi içerisinde kalmayacaktır.

Mesaj Başlığını Terk Etmeyin

Vereceğiniz cevap sırasında orijinal mesaj cevap kısmında yer almalıdır. Bu nedenle yeni bir e-posta oluşturmak yerine cevapla seçeneğini kullanmalısınız. Bu sayede alıcı geçmiş cevaplara kolayca ulaşabilir ve cevaplarken bunları görebilir. Konusuz bir e-posta yeteri kadar bilgi sunmayacaktır ve alıcı ilgili e-postayı bulmak için ekstra vakit harcayacaktır.

Tüm Sorulara Cevap Verin

Bir e-postayı cevapladığınız zaman mutlaka içerisinde yer alan tüm sorulara cevap verdiğinizden emin olun. Eğer cevapsız soru bırakırsanız bu durumda alıcı tekrar bir e-posta gönderecek ve yanıtlanmamış sorulara cevap isteyecektir. Bununla birlikte aklınızın karıştığı durumlarda ekstra bilgi isteyin.

Tümünü Cevapla

Tüm orijinal e-posta alıcılarının cevabı görmesini istiyorsanız bu seçeneği kullanın.

CC Alanı

Bu alan sadece bu alanda yer alan kişiler konudan haberdarsa kullanılmalıdır. Bununla birlikte birilerini bu konudan haberdar etmek istiyorsanız bunu kullanabilirsiniz. Bu alanın gereksiz olarak kullanılması durumunda alıcının kafası karışabilir. Bu tamamen duruma bağlı bir seçenektir. Verdiğiniz cevabın sadece tek bir kişi tarafından görülmesini istiyorsanız bu kısmı kullanmamalısınız. Aynı anda birden fazla kişinin cevabı görmesini istiyorsanız bu alanı kullanmalısınız.

BCC Alanı

Not: CC ve BCC alanlarını Google İleti Gönderme yönergesinden de okuyabilirsiniz.

Eğer bir e-posta listesine e-posta gönderecekseniz tüm alıcıların e-posta adreslerini alıcı kısmında kullanmayın. Bunun iki nedeni vardır. Birincisi alıcılar bu e-postanın birden fazla kişiye gittiğini anlarlar. İkincisi tüm e-posta adreslerini alıcı kısmında kullanırsanız istemeden de olsa bazı kişilerin e-posta adreslerini diğerleri tarafından görünür hale dönüştürürsünüz. Bu nedenle e-posta listesine e-posta göndermek istediğiniz zaman alıcı kısmını değil BCC alanını kullanmalısınız. Ancak bu alanı gereksiz yere kullanmaktan kaçınmalısınız. Eğer birden fazla kişinin aynı şeyden haberdar olmasını ve bu konuda bilgi sahibi olmasını istiyorsanız bu alanı es geçmelisiniz.

Son Bir Kontrol Yapın

Kullandığınız dil konusunda rahatsanız ve yukarıdaki kuralları yerine getirmiş olabilirsiniz ancak e-postanızda hala bir takım hatalar yer alabilir. Bu nedenle e-postayı göndermeden önce mutlaka bir kez okumalısınız. Gerekli olan şeyleri tekrar kontrol etmelisiniz.

Burada yer alan kuralları takip ederek daha etkili mesajlar gönderebilirsiniz. Sizin için uygunsuz yorumlar oluşturabilecek hataları ve yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmış olursunuz. Yapılacak en basit hata bile e-posta iletişimi konusunda büyük bir problem oluşturabilir. Bu nedenle e-postayı göndermeden önce daima kontrol etmeli ve tekrar tekrar kontroller gerçekleştirmelisiniz.